Onboarding van nieuwe werknemers is cruciaal om ervoor te zorgen dat zij – en dus ook je organisatie – een zo goed mogelijke start ervaren. Zo voorkom je ook dat ze er na een korte tijd al de brui aan geven vanwege niet waargemaakte verwachtingen.
In de huidige periode vinden veel onboardingsprocessen op afstand plaats. Dat maakt het misschien moeilijker om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven, maar zeker niet onmogelijk. Met deze checklist weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet in het remote onboardingsproces, en geef je je nieuwe collega’s een vliegende start.
Lees ook: nieuwe medewerkers onboarden in een tijd van thuiswerken.
Stap 1: het contract
Ten eerste is het zaak dat HR op de hoogte is van de komst van je medewerker. Ook moet die collega beschikken over de middelen om vanuit huis te kunnen werken – denk aan een laptop, e-mailadres en telefoon. Zijn deze basiszaken geregeld, dan kun je aan de slag om je collega zich écht welkom te laten voelen. Stuur hem of haar, eventueel al vóór de startdatum, een welkomstmail. Vergeet ook de rest van het team niet te informeren, en stel eventueel een virtuele mentor aan. Deze mentor kan helpen om alle vragen van de nieuwe collega te beantwoorden en kan bovendien zorgen voor meer begrip van zijn of haar rol binnen de organisatie.
Ook een welkomstpakket mag niet vergeten worden. Denk daarbij aan relevante informatie zoals een lijst met telefoonnummers van alle collega’s, eventueel inclusief foto’s, beleid van de organisatie, en eventueel informatie over hoe je organisatie omgaat met thuiswerken. Maar wil je daar bijvoorbeeld een fles bubbels, bonbons of bloemen aan toevoegen – niemand die je tegenhoudt.
Stap 2: een week voor de eerste werkdag
Vanaf het moment dat je collega start, wil je dat hij of zij direct aan de slag kan. En niet eerst nog dagen of zelfs weken bezig moet zijn om praktische zaken te (laten) regelen. Denk hierbij aan het inplannen van (digitale) kennismakingen met collega’s, de HR-afdeling en andere belangrijke interne en externe stakeholders. Zet ook terugkerende afspraken alvast in zijn of haar agenda.
Lees ook: 3 standaardfouten om te vermijden bij onboarding.
Stap 3: de eerste werkdag
Als het goed is, beschikt je nieuwe medewerker vanaf de eerste dag over de benodigde middelen. Check wel zo snel mogelijk of dit inderdaad zo is, of hij/zij alles begrijpt en of er misschien nog meer nodig is. Dit doe je door op de eerste dag een virtuele onboarding-meeting in te plannen. Los van antwoord op deze vragen, is zo’n meeting ook een perfecte gelegenheid om nog wat achtergrond van de organisatie toe te lichten. Zoals de missie en visie, de kernwaarden, de organisatiestructuur en ambities voor de toekomst. Wil je je nieuwe collega zich extra welkom laten voelen, zorg er dan voor dat er een welkomstmail in zijn inbox zit – idealiter van zijn directe manager of een directielid.
Stap 4: een paar weken later
Na de eerste periode is de rust weer wat wedergekeerd. Wat niet betekent dat je het maar op zijn beloop moet laten. Slimmer is het om regelmatig even in te checken om te vragen hoe het gaat. Voelt hij/zij zich een beetje thuis? Heeft hij/zij het gevoel vooruit te komen? Zijn er zaken waar hij/zij tegenaan loopt? Zijn er dingen die jij kunt doen om het onboardingsproces te verbeteren? Misschien komt ook wel aan het licht dat er bepaalde trainingen nodig zijn om zijn of haar werk nog beter te kunnen doen. Ga dan op zoek naar een online variant van deze training, en plan die zo snel mogelijk in.
Stap 5: drie tot zes maanden later
Ook als de medewerker wat langer aan het werk is bij je organisatie, is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden. Niet alleen om de onboarding voor hem of haar zo soepel mogelijk te laten verlopen, ook heeft hij of zij mogelijk wel relevante tips of suggesties om dit proces nog verder te verbeteren. Na een halfjaar is het ook de tijd om de taken van je nieuwe medewerker te evalueren en doelstellingen indien nodig aan te passen. Zorg er en passant voor dat de medewerker zich erkend voelt, bijvoorbeeld door prestaties te delen in een digitale teammeeting en echt open te staan voor zijn of haar feedback.
