De meeste bedrijven weten wel dat een effectieve onboarding van nieuwe medewerkers essentieel is. Niet alleen om ze vertrouwd te maken met zowel hun takenpakket als de bedrijfscultuur, maar ook om ze de nodige middelen aan te reiken om succesvol te zijn. Alleen, hoe doe je dat in deze tijd van social distancing, en hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers ook nu een vliegende start kunnen maken? Wij geven vier tips om nieuwe, thuiswerkende medewerkers te onboarden als ze thuiswerken.
1. Investeer in de juiste technologie
Het meest voorkomende probleem bij onboarding is het verkeerd instellen van devices als smartphones en de beveiliging van laptops. Op de tweede plaats staat een gebrek aan technologische middelen. Ga om te beginnen dus na of jouw medewerkers allemaal een laptop, telefoon en andere kantoorbenodigdheden hebben om hun werk thuis te kunnen doen. Zorg dat nieuwe werknemers hier ook over beschikken en doe dat vóór hun eerste werkdag. Toegang regelen tot hun eigen e-mailaccount en online platforms voor samenwerking en vergaderen is eveneens essentieel. Als je dit allemaal op tijd voor elkaar hebt, laat je zien dat je nieuwe medewerker belangrijk voor je is.
Als manager ben jij waarschijnlijk degene die verantwoordelijk is voor de onboarding en dus volop in contact bent met de nieuwe collega. Maar diegene wil natuurlijk ook kennismaken met de andere teamleden, en dat kan lastig zijn op afstand – helemaal als het team het nu drukker heeft dan ooit. Plan daarom videokennismakingen in met tools als Skype for Business of Zoom en zorg dat die tijd efficiënt besteed wordt door bijvoorbeeld altijd een agenda op te stellen.
2. Stel realistische verwachtingen
Als je medewerkers vóór de coronacrisis ook al vaak thuiswerkten, zijn ze er vast gewend aan en kunnen ze prima zelf aan de slag. Bij sommige werknemers zul je echter zien dat ze voortdurend willen laten zien dat ze zich heel hard inzetten. En dat kan in het ergste geval leiden tot een burn-out. Het kan ook simpelweg frustratie opleveren, omdat hun pogingen om gezien te worden onopgemerkt blijven.
Dit soort problemen kun je voorkomen door samen met je medewerkers individueel een haalbare planning op te stellen. Doe dat ook meteen met een nieuwe werknemer: bekijk samen wat een goede routine voor diegene zou zijn en wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo creëer je voldoende ruimte voor je werknemer om de batterij steeds weer op te laden en productief te blijven.
3. Creëer een ondersteunende teamcultuur
Zorg er meteen op de eerste werkdag voor dat je nieuwe medewerker weet wie wie is, zoals wie er belangrijke beslissingen neemt en met wie hij het meest gaat samenwerken. De beste manier om dit vanuit huis te doen, is zoals gezegd via een virtuele teamvergadering. Koppel diegene daarnaast ook aan een buddy met wie hij altijd contact kan opnemen. Die buddy bespreekt bijvoorbeeld hoe de teamleden met elkaar omgaan, hoe een typische werkdag eruitziet en welke belangrijke processen binnen de organisatie de nieuwe collega moet kennen. Zo kunnen beide partijen elkaar beter leren kennen en ontstaat er een basis voor een goede samenwerking.
4. Houd de vinger aan de pols
Neem ook zelf regelmatig contact op met je nieuwe collega en houd in de gaten hoe het met hem gaat. Plan bijvoorbeeld, zeker de eerste weken, een wekelijkse virtuele meeting in. Daarin kun je dieper ingaan op de functieverwachtingen, prioriteiten en doelstellingen toelichten en vragen beantwoorden. Houd er rekening mee dat de nieuwe medewerker hierbij misschien zaken niet aan de orde brengt, omdat hij niet als incompetent gezien wil worden. Stel daarom zelf veel vragen, het liefst open.
Thuiswerken kan een uitdaging zijn voor wie gewend is aan een traditionele werkplek. Managers moeten er dus voor zorgen dat nieuwe medewerkers ook op afstand een vliegende start kunnen maken. In onzekere tijden is het meer dan ooit belangrijk om veel te communiceren en bereikbaar te zijn voor vragen en feedback. Medewerkers die zich ook op afstand verbonden voelen met hun team en organisatie zijn immers extra gemotiveerd om een concrete, positieve bijdrage te leveren.
