Goede onboarding van nieuwe medewerkers is essentieel. Waarom? Omdat je natuurlijk niet wilt dat je kersverse aanwinst na een paar maanden al ontslag neemt. En een fijn welkom vermindert de kans daarop aanzienlijk. Die eerste weken en maanden zijn cruciaal en pak je het beste met beide handen aan.
Maar waar te beginnen? Welke stappen moet je als bedrijf doorlopen om nieuwe medewerkers goed op weg te helpen? Wij leggen het je graag uit aan de hand van dé onboarding-checklist. Afvinken maar!
Lees ook: 3 standaardfouten om te vermijden bij onboarding.
Stap 1: het contract
Een goed onboardingproces begint direct nadat je nieuwe werknemer zijn handtekening heeft gezet. Je wilt de nieuwe collega meteen goed bij het bedrijf betrekken en een fijn gevoel geven. Regel daarom op tijd alle praktische materie zoals een laptop, telefoon of bedrijfsauto. Vul daarnaast ook alvast de agenda aan met kennismakingen en/of andere sessies. Daarnaast is het belangrijk om ook de rest van het bedrijf te informeren over de komst van de nieuwe medewerker. Regel bovendien een buddy binnen het bedrijf waar je nieuwe collega terecht kan met vragen. Dat geeft hem of haar gelijk een stuk rust.
Stap 2: zeven dagen voor de eerste werkdag
Mogelijk zitten er een paar weken tussen het moment van ondertekening en de eerste werkdag. Stuur de nieuwe medewerker een week van te voren dus nog eens een enthousiast mailtje over zijn komst. Vermeld daarbij waar hij of zij zich kan melden op de eerste werkdag en wat er op de planning staat. Brengt iedereen zijn eigen boterhammen mee of staat er elke middag een lekkere lunch klaar? Bereid hem hier vast op voor; zo geef je hem het gevoel dat alles in orde is. Zorg daarnaast ook alvast voor een fijne werkplek en regel dingen als een kladblok, pen, telefoonaansluiting en inloggegevens.
Stap 3: drie dagen voor de eerste werkdag
Het is tijd om een introductiemail te sturen naar het team. Vraag hen zich zo open mogelijk op te stellen en klaar te staan bij eventuele vragen. Zorg ervoor dat niet alleen de nieuwe collega er zin in heeft, maar ook het team waarvan je nieuwe werknemer deel uitmaakt.
Stap 4: eerste werkdag
De eerste werkdag is aangebroken. Zo’n eerste dag zet de toon en wil je dan ook goed aanpakken. Organiseer daarom een onboardingmeeting waarin je meer vertelt over het bedrijf, de huisregels, de verschillende afdelingen en andere relevante informatie. Hier hoort ook een rondleiding bij waarbij je de nieuwe collega aan iedereen voorstelt. Wil je extra punten scoren? Leg dan een kaartje klaar, zet een bosje bloemen op het bureau of leg een doosje chocolade neer. Zo’n welkomstcadeau is altijd leuk om te krijgen en toont waardering.
Stap 5: een maand later
De eerste maand is voorbij gevlogen. Zowel voor de nieuwe collega als het team. Blik daarom terug op de eerste maand: wat ging goed, wat ging minder, hoe verloopt het contact met het team en waar zijn nog extra vragen over? Vraag duidelijk naar de mening van je nieuwe werknemer, zodat je zeker weet of hij het naar zijn zin heeft of niet. Dit is ook het moment voor opbouwende feedback. Door een compliment of tip mee te geven kan je werknemer zich verbeteren én voelt deze zich serieus genomen.
Herhaal dit nog eens na drie maanden. Mogelijk is er in die tijd iets veranderd en kun je eventuele problemen vroegtijdig ondervangen.
Stap 6: een half jaar later
Mogelijk loopt het eerste contract van je nieuwe aanwinst bijna af. Dus dit is hét moment om te kijken of beide partijen met elkaar verder willen. Plan een gesprek in en blik terug op de afgelopen maanden. Neem bijvoorbeeld ook een onboarding-enquête af om uitgebreid te polsen naar de eerste periode. Deze informatie kun je weer goed gebruiken voor de volgende onboardingsessies. Zo kun je het onboardingproces continu blijven verbeteren.
