Exitgesprek: hoe neem je met een goed gevoel afscheid van elkaar?

Geplaatst door Robert Half 20/02/2018

Het behoort tot de onvermijdelijke momenten in het leven van elke werkgever: een werknemer die vertrekt. Hoe jammer dat ook is, er zijn altijd mensen die ‘toe zijn aan een nieuwe uitdaging’. Je kunt het vertrek echter ook zien als een kans om waardevolle feedback te verzamelen. Misschien komen er wel zaken uit die je kunt aanpakken om toekomstig verloop te voorkomen. Bovendien is het belangrijk om met een goed gevoel afscheid van elkaar te nemen, want je weet maar nooit wanneer je elkaar weer terugziet. Maar: hoe zorg je als werkgever voor dit wederzijdse goede gevoel? Robert Half geeft je vier tips voor het voeren van een goed exitgesprek.

1. Bereid het exitgesprek grondig voor

Een grote valkuil voor een werkgever is dat het exitgesprek niet belangrijk wordt geacht en het om die reden niet wordt voorbereid. Communiceer met je werknemer duidelijk wat het doel van het gesprek is, dat de inhoud ervan vertrouwelijk blijft en wat er met de besproken informatie gebeurt. Dit om hem of haar zo eerlijk mogelijke antwoorden te kunnen ontlokken. Dat is tenslotte waar je als werkgever het meest aan hebt.

Plan het gesprek ook tijdig in, zodat je niet het risico loopt dat de motivatie al helemaal weg is. Of dat er een overgebleven vakantiedag wordt opgenomen. Deel van tevoren een korte agenda met de onderwerpen die je wilt bespreken, zodat ook de werknemer zich kan voorbereiden. Overigens is een exitgesprek geheel vrijblijvend, dus laat het aan hem of haar over of het doorgaat.

2. Laat het gesprek niet per se door de leidinggevende doen

Een logische keus is om het exitgesprek door de leidinggevende te laten doen. De kans bestaat echter dat het juist die leidinggevende is die de reden voor vertrek is. Zet daarom bijvoorbeeld een HR-medewerker of een directe collega die je vertrouwt tegenover je vertrekkende werknemer. Dit schept een lossere sfeer en zorgt zo voor relevantere antwoorden.

3. Gebruik een standaardformulier voor de onderwerpen die je wilt bespreken

Wat er ook gebeurt tijdens het exitgesprek: laat het niet verzanden in een discussie over wie gelijk heeft. Het is de werknemer die zijn of haar hart mag luchten over de reden van vertrek. Om lijn te houden in het gesprek – en ervoor te zorgen dat alle onderwerpen aan bod komen – is het aan te raden in ieder geval de volgende onderwerpen af te vinken:

  • Inhoud van het werk: takenpakket en variatie in de werkzaamheden
  • Arbeidsomstandigheden: werkruimte, gedrag collega’s, lawaai
  • Werkverhoudingen: samenwerking met collega’s en leidinggevenden
  • Arbeidsvoorwaarden: primair en secundair

4. Evalueer exitgesprekken en onderneem actie

Gebruik ditzelfde formulier bij elk exitgesprek om ze met elkaar te kunnen vergelijken. Evalueer dan ook regelmatig de exitgesprekken die hebben plaatsgevonden. De formulieren maken het vinden van patronen eenvoudiger zodat je direct ziet of er verbetering mogelijk is in bijvoorbeeld je stijl van leidinggeven of de werkomstandigheden. Komt het gedrag van een bepaalde collega steeds terug? Houd dit dan geheim – je mag de informatie niet gebruiken in de beoordeling van collega’s.

Hoe je exitgesprekken ook gaan; zorg er altijd voor dat het gevoel na het gesprek bij beide partijen goed is. Want met een goed gevoel samenwerken betekent ook dat je met een goed gevoel afscheid van elkaar moet kunnen nemen.

Onze specialisaties

Robert Half AccountempsAccountempsFinance & Accounting (tijdelijk)
Robert Half Finance & AccoutingFinance & AccountingFinance & Accounting (vast)
OfficeTeamOfficeTeamOffice support & Administratie
Robert Half Management ResourcesManagement ResourcesProject- & Interim Management
Robert Half StudentStudentenStudenten- en vakantiewerk

Meer blogposts...