Voordat je als werkgever op zoek gaat naar de juiste kandidaat voor een functie binnen je organisatie, is het zaak een functieprofiel op te stellen. Daarin zet je overzichtelijk op een rij welke kennis, vaardigheden en eigenschappen een kandidaat idealiter moet hebben. Door hier vooraf scherp over na te denken, maak je als werkgever uiteindelijk een betere keuze bij de keuze voor talent. Alleen: hoe stel je nu zo’n functieprofiel op? Hoe ga je te werk? Dit stappenplan geeft je structuur en houvast.
Stap 1: bepaal je ideale kandidaat
Of je nu een functieprofiel schrijft voor een bestaande baan of juist een volledig nieuw profiel samenstelt, feit is dat je waarschijnlijk al een goed beeld hebt van wie je echt zoekt. Wat voor capaciteiten moet die persoon hebben? In welke werkgebieden kun je nu ondersteuning gebruiken? En hoe kan de nieuwe persoon je helpen bij werkzaamheden in de nabije toekomst? Verzamel input van toekomstig directe collega’s: wat vinden zij belangrijk qua persoonlijkheid en kwaliteiten? Vergeet ook zeker de HR-planning van de organisatie niet – het profiel van die nieuwe medewerker moet dus ook passen binnen de personeelsstrategie van de organisatie.
Stap 2: wees strikt in de selectie van functie-eisen
Verzamel nu alle input die je hebt gekregen en de kwaliteiten die je zelf als organisatie zoekt. Zet deze op papier. Wees vervolgens streng en zorg ervoor dat je enkel die onderdelen overhoudt die je minimaal acht. Vul daarna aan met de gewenste eisen, zodat je weet waar de prioriteiten liggen, ook bij de uiteindelijke selectie van cv’s en motivatiebrieven. Let wel op dat je niet te veel basiseisen stelt. Dan bestaat namelijk de kans dat je nieuwe mensen snel weer vertrekken, omdat ze niets meer hebben om naartoe te groeien.
Stap 3: zorg voor de juiste informatie
Uiteraard bepaal je zelf wat je in een functieprofiel zet, maar om het je zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we de minimale zaken onder elkaar gezet:
- functietaken & verantwoordelijkheden
- het soort dienstverband (aantal uren, vast of tijdelijk contract)
- de arbeidsvoorwaarden
- vereiste opleiding
- minimale werkervaring
- competenties (kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten)
- persoonskenmerken
- salarisschaal
- eventuele doorgroeimogelijkheden
Stap 4: maak het functieprofiel onderdeel van je sollicitatieprocedure
Een functieprofiel is alleen nuttig als het niet onder in een la belandt. Kortom: gebruik het dus ook in de gehele procedure. Van het schrijven van de vacature tot het bij de hand houden tijdens de sollicitatiegesprekken die je voert. Het is overigens ook een enorm handig document om te gebruiken nadat dat nieuwe talent aan de slag is. Als leidraad voor het functionerings- en beoordelingsgesprek bijvoorbeeld. Nogmaals een motivatie om hem zo scherp mogelijk af te kaderen dus.
Stap 5: update het functieprofiel regelmatig
Net zoals functies veranderen, veranderen de profielen ook. Voor jou betekent dat dat je vaste momenten moet inplannen om functieprofielen tegen het licht te houden. Loop er bijvoorbeeld eens per jaar doorheen. Zijn de genoemde kwaliteiten nog actueel? Zijn er andere verantwoordelijkheden bijgekomen? Of zijn er zaken in de organisatie veranderd die invloed hebben op het functieprofiel? Door ook hier weer te rade te gaan bij directe collega’s, houd je de profielen actueel en dus waardevol.
Succes met het opstellen van functieprofielen voor jouw organisatie. Wees je ervan bewust dat een goed profiel je uiteindelijk tijd en geld bespaart.
