Doeltreffend thuiswerken: zo doe je dat

Geplaatst door Robert Half on 29/04/2020

Hoewel thuiswerken tot voor kort eerder een privilege was, is het nu op vele plaatsen in ons land pure noodzaak geworden. Doordat de coronapandemie de activiteiten van heel wat bedrijven ernstig heeft ontwricht, moeten werknemers zich plots aanpassen aan een hele nieuwe werkomgeving, al is het maar tijdelijk.

Thuiswerken is heel anders dan op kantoor werken en de bruuske overgang naar deze nieuwe situatie kan behoorlijk ingrijpend zijn. Hoe blijf je vlot in contact met je collega’s en managers? Beschik je wel over de juiste technologische middelen? En is het wel mogelijk om als team doeltreffend te werken als iedereen verspreid zit over verschillende locaties? (spoiler: dat kan perfect!)

Al jarenlang werken werknemers in de hele wereld doeltreffend van thuis uit. Hun ervaringen vormen dan ook een stevige basis voor de best practices die jou, je team en je organisatie vlot door deze nieuwe situatie kunnen loodsen.

Wanneer je onze 15 thuiswerktips leest, houd er dan rekening mee dat niets in steen gebeiteld staat. Elke situatie is uniek, en terwijl iedereen zich tracht aan te passen aan ‘het nieuwe normaal’, is het niet meer dan logisch dat niet alles van leien dakje loopt. Wees dus vooral niet te streng voor jezelf in deze moeilijke tijden. Dit zijn alvast enkele beproefde manieren om thuis gefocust te blijven en je moreel hoog te houden:

1. Houd je (zo goed mogelijk) aan je planning

Het geheim van succesvol thuiswerken? Je aan een vaste planning houden, die je normale werkuren liefst zo dicht mogelijk benadert. Je wilt immers beschikbaar zijn wanneer je collega’s ook aan het werk zijn, zodat er geen vertraging ontstaat bij het beantwoorden van vragen of het oplossen van problemen. Bovendien weersta je zo aan de verleiding om werk en privé in elkaar te laten overvloeien, waardoor je batterij snel kan leegraken, zowel professioneel als privé.

Wel is het ook belangrijk om wat flexibiliteit in te bouwen in je routines. Probeer elke dag ongeveer op hetzelfde tijdstip te starten en te stoppen, maar voel je niet verplicht om elke dag op exact dezelfde momenten pauze te nemen of dezelfde taken uit te voeren. Zorg voor variatie. Dat houdt je scherp!

2. Creëer je eigen werkplek

Een afgescheiden werkruimte is heel belangrijk, maar het moet natuurlijk mogelijk zijn. Heb je een logeerkamer of een ruimte die niet vaak wordt gebruikt? Richt die dan in als kantoor. Probeer de deur gesloten te houden. In die kamer zal je onmiddellijke omgeving je er voortdurend aan herinneren dat je in werkmodus bent.

Heb je geen afzonderlijke werkruimte? Zit dan op een andere stoel dan gewoonlijk of kies een andere plek in de sofa. Zelfs subtiele verschillen kunnen je helpen om geconcentreerd te werken.

En houd je werkplek thuis netjes. Rommel kan je stressniveau immers verhogen. Bovendien wil je niet struikelen over snoeren en kabels die er anders niet liggen.

3. Weet wanneer je het productiefst bent

Jij alleen weet hoe en wanneer je het beste werkt aan bepaalde soorten projecten. Maak dus gebruik van die kennis! Voel je je ‘s ochtends niet zo productief? Plan op dat moment dan geen belangrijke of moeilijke opdrachten, maar gebruik deze tijd om routineuze taken af te handelen. Het omgekeerde kan ook natuurlijk. Uiteraard zul je wel eens een conference call moeten bijwonen wanneer je niet in topvorm bent, maar probeer voor je planning zo veel mogelijk rekening te houden met je sterke punten.

4. Bescherm de balans tussen werk en privé

Als je thuiswerkt, durft je werktijd wel eens knabbelen aan je vrije tijd. Laat dat niet gebeuren, of toch zeker niet al te vaak. Een goede balans tussen werk en privé is cruciaal voor je gezondheid en productiviteit. Als de boog altijd gespannen staat, kan dat leiden tot frustratie en burn-out. Waak over je persoonlijke tijd en schakel je computer en apps onherroepelijk uit aan het einde van de werkdag.

Probeer niet om nog enkele uurtjes door te werken aan een project, omdat het ‘bijna’ af is. Probeer ook te weerstaan aan de verleiding om je e-mail te checken als je werkdag erop zit. Gebruik die tijd voor jezelf en je gezin.

Natuurlijk kan het gebeuren dat je ‘s avonds of in het weekend moet doorwerken. Dat overkomt ons allemaal wel eens. Maak er echter geen gewoonte van! En als je je balans tussen werk en privé tijdelijk moet verstoren, mag je van anderen niet verwachten dat ze hetzelfde doen.

Als je een collega ‘s avonds laat of in het weekend mailt, maak dan duidelijk dat je geen antwoord verwacht buiten de werkuren. Voeg voor de zekerheid de vermelding ‘niet dringend’ toe in de onderwerpregel, zodat de geadresseerde meteen weet dat je zijn balans tussen werk en privé respecteert.

5. Elimineer elke vorm van afleiding

Een ander voordeel van een afzonderlijke werkplek thuis is de extra barrière om te voorkomen dat je afgeleid wordt door je apparaten, de televisie, de koelkast enz.

Hetzelfde geldt voor de personen met wie je samenwoont. Zorg dat je partner, kinderen of huisgenoten je zo weinig mogelijk storen terwijl je aan het werk bent, tenzij het echt dringend is. Uiteraard kun je niet vermijden dat je soms gestoord wordt als iedereen de hele dag samen thuis is. Probeer dus kalm te blijven en je geduld niet te verliezen.

6. Neem pauze (je nek en je rug zullen je dankbaar zijn)

Neem thuis net als op kantoor om de zoveel tijd even pauze. Sta op en verlaat je werkruimte. Mediteer of stretch een kwartiertje, bel een vriend of familielid of strek de benen en haal buiten een frisse neus om je batterijen weer op te laden. Zo kun je met frisse moed en hernieuwde concentratie weer aan de slag.

Het kan ook de moeite waard zijn om te investeren in een zit/sta-bureau of een bureauverhoger om de hoogte van je bureaublad te verstellen, zodat je staand kunt werken. De opties variëren van bureaus om volledig staand te werken tot kartonnen verhogers die nog geen 30 euro kosten. De hele dag neerzitten is geen goed idee. De hele dag rechtstaan evenmin. Wissel dus af tussen zitten en staan, zodat je niet de hele dag dezelfde spieren belast.

7. Blijf jezelf verzorgen

Probeer je niet te gedragen als de stereotype thuiswerker die zich niet verzorgt en de hele dag in pyjama rondhangt. Volgens je gewone ochtendroutine douchen en je aankleden helpt je om in de juiste mindset te komen en aan de slag te gaan.

8. Behoud je gezonde gewoontes 

Als je thuiswerkt, is het verleidelijk om je koelkast en voorraadkast te plunderen en geregeld een snack te nemen. Probeer chips en snoep te vermijden en kies voor gezonde varianten, zoals fruit, groenten of andere voedzame knabbels. Doe in elk geval je best om het eten van minder voedzame zaken te beperken. En drink veel water.

Eet bovendien niet aan je bureau of op je werkplek. Eten doe je beter in je privéruimte. Zo versterk je de psychologische grens tussen werk en privé.

Probeer ook voldoende te slapen. Bij voorkeur ga je elke dag op hetzelfde tijdstip naar bed en sta je op hetzelfde tijdstip op. Ook lichaamsbeweging is belangrijk. Gezond eten, veel bewegen en voldoende slapen zijn altijd cruciaal, maar nu nog veel meer!

9. Ga af en toe naar buiten

Voor je mentale en fysieke gezondheid is het essentieel om regelmatig naar buiten te gaan terwijl je thuis werkt. Even joggen, de hond uitlaten, tuinieren: het maakt niet uit. Probeer overdag in totaal een uurtje buiten te zijn om wat frisse lucht binnen te krijgen. De vitamine D die je door het zonlicht aanmaakt, houdt je gezond en voorkomt dat de muren op je afkomen. Zorg wel dat je de nodige afstand bewaart met andere personen.

10. Leer leven met storende geluiden

Als je thuiswerkt, kun je soms last hebben van storende geluiden. Lawaaierige voertuigen, je buur die het gras maait of je kinderen die schreeuwen tijdens je conference call of videochat.

Dat is oké. Aanvaard de situatie en probeer ze niet te verdoezelen. Begint je hond te blaffen of word je onderbroken door ander lawaai, verontschuldig je dan en ga gewoon verder. Maak je niet druk: iedereen zit in hetzelfde schuitje.

11. Communiceer snel en vaak

Als je thuiswerkt, zeker voor langere tijd, voel je je snel alsof je op een eiland zit. Ook al ben je fysiek niet omringd door je collega’s, het is van groot belang dat jullie met elkaar in contact blijven. Benut de voordelen van de verschillende moderne communicatiemiddelen.

Als je team gebruikmaakt van een groepschatplatform als Slack of Skype, laat het dan openstaan (in elk geval op de achtergrond) en laat de meldingen ingeschakeld. Zo voel je je meer verbonden en blijf je op de hoogte van belangrijke updates en van wat er zoal in je team gezegd wordt.

Voor vergaderingen, zowel in groep als een-op-een, zijn videogesprekken bijzonder handig als je thuiswerkt. Ja, als je in beeld komt op Zoom of FaceTime moet je zorgen dat je haar gekamd is en je niet in trainingsbroek zit (nooit een goed idee trouwens, zie punt 7). Maar het gezicht en de gelaatsuitdrukkingen zien van je collega’s terwijl jullie zaken bespreken of gewoon wat keuvelen, zorgt voor meer verbondenheid en productiviteit en verhoogt het moreel.

12. Geef aan wat je nodig hebt

Beschikken over het juiste materiaal is cruciaal als je op afstand werkt. Een laptop met alle nodige software om de hele tijd in contact te blijven met je collega’s, is vrijwel onontbeerlijk. In deze tijden heb je bovendien niet alleen een muis nodig, maar op zijn minst ook een headset.

Als je nog iets nodig hebt om je werk te doen of in contact te blijven met je collega’s, vraag er dan gewoon om. Je manager en je bedrijf willen dat je zo vlot mogelijk kunt werken. Ze zijn zich vaak niet bewust dat je niet alles hebt, tenzij jij hen daarvan op de hoogte brengt.

13. Houd het veilig

Aangezien je je buiten het beveiligde netwerk van je bedrijf bevindt, ben je zelf verantwoordelijk voor je digitale beveiliging. Je internetverbinding thuis net zo veilig maken als die op kantoor is misschien utopisch, maar er zijn wel een paar dingen die je kunt doen om de beveiliging te verbeteren.

Wijzig het wachtwoord van je router. Dat voorkomt dat iemand zich aanmeldt met behulp van de standaardgegevens – die gemakkelijk te raden zijn omdat ze meestal overal gelijk zijn – en je netwerk gebruikt of je apparatuur besmet met trackingsoftware of malware. En zorg dat je een sterk wachtwoord gebruikt, idealiter met 16 tekens.

Update al je software. Een van de belangrijkste redenen waarom applicaties zo vaak worden geüpdatet, heeft te maken met beveiliging. Bij oudere versies zijn vaak problemen bekend, waarvoor bij de meest recente update een patch wordt geïnstalleerd. Controleer of je de nieuwste versie hebt van alle programma’s die je nodig hebt.

Zorg dat anderen je werkapparaten niet gebruiken. Niet om gemeen te zijn, maar je huisgenoot of kind kan per ongeluk een site bezoeken of iets downloaden dat je hele systeem in gevaar brengt. Voorkomen is dus beter dan genezen.

14. Beperk sociale media

Het is makkelijk om je te laden afleiden door Facebook op het werk, maar thuis is het risico daarop nog groter. Uiteraard zijn sociale media in deze lockdownperiode belangrijk om te communiceren met familie en vrienden en te vragen hoe het met hen gaat.

Het is begrijpelijk dat je wat meer tijd spendeert op sociale media vanwege de coronapandemie, maar probeer je gebruik tijdens de werkuren toch te beperken tot het hoogst noodzakelijke en stel de rest uit tot na de werkuren.

15. Blijf positief

Zelfs zonder pandemie kan voor het eerst thuiswerken behoorlijk uitdagend zijn. Geen mensen om je heen hebben en wonen en werken in dezelfde omgeving kan leiden tot mentale en fysieke uitputting als je niet goed oplet. Heb je het moeilijk? Wees dan mild voor jezelf.

Niemand is perfect en niet alles verloopt altijd zoals we het zouden willen, maar dat is oké. Het zijn moeilijke tijden, maar het lukt wel. Je bent zeker niet de enige die zich moet aanpassen aan deze nieuwe omstandigheden. Wees dus niet te hard voor jezelf.

Probeer je te focussen op de lichtpuntjes. Als je positief blijft en deze best practices voor werken op afstand zo goed mogelijk volgt, dan houd je zowel je moreel als je productiviteit op peil.

Meer blogposts...