Nu wereldwijd steeds meer mensen – en dus ook recruiters – niet op kantoor werken, zijn virtuele sollicitatiegesprekken een goed alternatief. Voor de meeste managers zijn onlinemeetings niets nieuws, maar niet iedereen weet hoe hij het best een videosollicitatie leidt. Met deze acht tips ben je optimaal voorbereid om van elke videosollicitatie een succes te maken. En daar doe je ook na deze thuisblijfperiode je voordeel mee, bijvoorbeeld wanneer de sollicitant ver moet reizen omdat hij in een andere provincie of zelfs in het buitenland woont.
Improviseer niet
Dat een sollicitatie online gebeurt, wil niet zeggen dat er minder voorbereiding voor nodig is. Als interviewer is het onder meer jouw verantwoordelijkheid om de kandidaat vooraf te informeren over de details van de sollicitatie op afstand. Bepaal wie het initiatief neemt voor de oproep en via welk digitaal vergaderplatform dit zal gebeuren.
Geef de sollicitant ook de namen en functietitels door van eventuele andere personen die zullen deelnemen aan het gesprek. Door duidelijk te communiceren over de details van de sollicitatie stel je de kandidaat gerust en zorg je dat het hele proces vlotter verloopt.
Test de technologie om storingen te voorkomen
Test een dag van tevoren je videoconferentieplatform – Skype en Zoom worden het vaakst gebruikt – en bouw voldoende tijd in om eventuele technische mankementen op te lossen. Controleer je camera en microfoon en houd je inloggegevens bij de hand, zeker als het al een tijdje geleden is dat je de videoconferentie-app hebt gebruikt. Zorg er ook voor dat je laptop, smartphone of tablet een goede internetverbinding heeft en dat je apparatuur volledig opgeladen is.
Zorg voor een plan B
Wat als het platform dat je van plan was te gebruiken ondanks al je voorbereidingen toch niet werkt? Zorg dat je het e-mailadres en het telefoonnummer van de kandidaat bij de hand hebt, zodat je hem of haar makkelijk kunt bereiken. Zo kun je desnoods de videosollicitatie vervangen door een telefonisch gesprek.
Een ander veelvoorkomend probleem bij thuiswerken is de bandbreedte. Als meerdere personen tegelijk online zijn in een woning, kan dat leiden tot vertragingen of andere problemen met videoconferentietools. Je kunt dit probleem omzeilen door de videofunctie van je app uit te schakelen. Hoewel dit niet ideaal is, kun je dan in ieder geval nog met elkaar praten via hetzelfde platform, alleen dan zonder beeld. Een andere optie is een nieuw gesprek inplannen op een moment dat er bij jou of de kandidaat thuis minder mensen online zijn.
Vermijd elke afleiding
Schakel meldingen en chats uit tijdens het gesprek en hang een briefje aan de deur van je werkruimte met de boodschap dat je niet beschikbaar bent. Voer geen onlinesollicitatiegesprekken in drukke ruimtes in je woning of op openbare plaatsen. Dat is storend voor zowel de mensen om je heen als voor de sollicitant.
Probeer bovendien niet te veel te bewegen tijdens een videosollicitatie. Als je voortdurend beweegt of rondloopt, kan het voor de sollicitant moeilijk zijn om zich op het gesprek te concentreren. Wek een professionele indruk Zelfs al ben je niet op het werk, draag toch dezelfde kleren. Zorg verder dat er tijdens het videogesprek geen storende elementen te zien zijn op de achtergrond, zoals een vol wasrek of een tv die op de achtergrond aan staat. Bij veel videoconferentie-apps kun je trouwens een lege achtergrond instellen of de achtergrond vervagen.
Wees goed voorbereid
Druk het cv van de sollicitant en je lijst met vragen af. Log enkele minuten eerder in om zeker te zijn dat alles goed werkt, zodat je in alle rust aan het gesprek kunt beginnen.
Let op je toon en gezichtsuitdrukking
Spreek op een rustige toon en articuleer goed. Vergeet echter niet om op de juiste momenten te (glim)lachen, net als bij een persoonlijk gesprek. Je wilt immers tonen dat je aandacht hebt voor je gesprekspartner.
Laat bovendien regelmatig enkele seconden stilte vallen, zeker nadat je een vraag hebt gesteld. Zo voorkom je dat er door elkaar gepraat wordt – ook als er enige vertraging op de lijn zou zijn. En hoe moeilijk het ook is: probeer zoveel mogelijk in de cameralens te kijken als je aan het woord bent, in plaats van naar jezelf of naar je gesprekspartner op het scherm!
Zorg voor een sterke afsluiter
Informeer sollicitanten aan het einde van het gesprek duidelijk over de volgende stappen en nodig hen uit om hun vragen te stellen. Vergeet ze ook niet te bedanken voor hun tijd.
Uiteindelijk vertegenwoordig je tijdens een onlinesollicitatie jouw organisatie. Als je in staat bent om een doeltreffende videosollicitatie te voeren, laat dat bij sollicitanten een positieve indruk na, zowel over jezelf als over je bedrijf.
