Zo geef je – zeker voor het eerst – leiding aan een team op afstand

Geplaatst door Robert Half 17/03/2020

Nu wereldwijd steeds meer werknemers thuiswerken terwijl ze dat nooit eerder hebben gedaan, staan managers voor de immense uitdaging om hun teams te helpen om efficiënt te blijven in deze nieuwe werksituatie.

Uit een recent onderzoek van Robert Half blijkt dat 54% van de senior managers in Canada verklaart dat zijn of haar bedrijf in de afgelopen drie jaar de telewerkmogelijkheden heeft uitgebreid. Maar uit een afzonderlijke enquête onder werknemers blijken een gebrek aan de juiste technologie (47%), verminderde productiviteit (31%), gemiste kansen (25%) en eenzaamheid (19%) de voornaamste redenen te zijn om toch geen gebruik te maken van de aangeboden telewerkoptie.

Dit toont aan dat telewerk een voordeel is dat heel zorgvuldig geïmplementeerd moet worden. Leiding geven aan een team op afstand is immers geen sinecure (en al helemaal niet als je medewerkers daar nog geen ervaring mee hebben).

Hoe creëer je een betrokken en hecht team met mensen die verspreid zijn over verschillende locaties? Hoe bevorder je de collegialiteit en creëer je een positieve werkcultuur terwijl je iedereen aanstuurt en ondersteunt van op afstand?

Dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan ... De volgende strategieën helpen je echter om een team te leiden dat verspreid is over verschillende locaties, en om een sfeer te creëren waarin iedereen zich productief en verbonden voelt.

Maak van communicatie een topprioriteit

Als je teamleden uiteenlopende werktijden hebben en op verschillende locaties werken, moet je ervoor zorgen dat belangrijke informatie eenvoudig – en regelmatig – wordt gecommuniceerd. Anders loop je het risico dat je team ontwricht raakt en onproductief wordt.

Goed communiceren over de verwachtingen, processen uitwerken voor het documenteren en het delen van informatie en ervoor zorgen dat alle teamleden vertrouwd zijn met de technologie, tools en middelen zijn cruciale voorwaarden voor een vlotte overgang naar thuiswerk.

Dit houdt ook in dat er voor elk project context gegeven moet worden, zoals informatie over de projectgeschiedenis en een overzicht van wie welke verantwoordelijkheden heeft binnen het team. Die contextuele informatie moet vervolgens worden bewaard op een centrale locatie, zoals een teamsite of een wiki die voor alle teamleden toegankelijk is. Ook andere basisinformatie, zoals de projectplanning en de werkschema's van de teamleden, moet up-to-date en beschikbaar zijn.

Met een eenvoudige online agenda-app kan iedereen in je team – telewerkers, medewerkers op kantoor, uitzendkrachten enz. – de recentste versie van de planning eenvoudig op één plek bijwerken en bekijken.

Welke technologie je ook gebruikt, alle neuzen moeten in dezelfde richting staan over hoe de tools werken en waarom ze worden gebruikt. Bovendien moet iedereen openstaan voor nieuwe communicatiekanalen. Wees niet bang om nieuwe tools uit te proberen en weer op te bergen als ze niet blijken te werken. De beste manier om ervoor te zorgen dat iedereen verbonden en productief blijft, is uit te zoeken wat het beste werkt voor je team. En dat gebeurt soms met vallen en opstaan!

Houd dagelijks contact, maar verval niet in micromanagement

Voeg aan je teamplanning (virtuele) overlegmomenten toe met het hele team en met elk van de teamleden afzonderlijk. Laat je medewerkers ook weten hoe en wanneer ze je gedurende de werkdag kunnen bereiken. Medewerkers op locatie kunnen immers niet even bij jou op kantoor langskomen om informatie of feedback te vragen.

Zorg er dus te allen tijde voor dat iemand die thuis of op locatie werkt nooit het gevoel krijgt dat hij of zij op een eiland zit. Probeer naast het ingeplande afdelings- en individuele overleg minstens een keer per dag met iedereen contact te hebben via chat of e-mail. Of beter nog – bel ze even op. Vaak is het immers effectiever en efficiënter om projectdetails of belangrijke informatie rechtstreeks te bespreken, in plaats van alles te zitten uittypen. Zo bouw je meteen ook een persoonlijke band op met je medewerkers.

Voorkom echter dat je begint te micromanagen. Telewerkers moeten voelen dat hun manager ervan overtuigd is dat ze thuis even hard en lang zullen werken als op kantoor, dat ze hun deadlines zullen halen en dat ze even productief zullen zijn. Als je ze meerdere keren per dag onnodig controleert om te zien hoe het gaat, kunnen ze het gevoel krijgen dat je ze niet vertrouwt.

Maak tijd om samen te zitten

Af en toe met je hele team samenzitten is heel belangrijk. Aangezien nauw contact op dit moment echter niet aan te raden is, is videoconferencing de beste oplossing.

Elkaars gezicht zien bevordert de verbondenheid binnen het team, ongeacht de locatie van de teamleden. Door elkaars manier van praten, lachen en luisteren gade te slaan, krijgen de teamleden een goed beeld over elkaars toon, communicatiestijl en gevoel voor humor. Zo begrijpen ze elkaar ook beter wanneer ze via e-mail of chat communiceren.

Door je medewerkers te zien – ook al is het virtueel – kun je de wederzijdse banden alleen maar versterken. Zo voorkom je bovendien miscommunicatie bij het geven van feedback, omdat ze je gezichtsuitdrukking en lichaamstaal kunnen zien. Voor je naar de telefoon grijpt of een e-mail opstelt, vraag je je dus beter af of een videochatuitnodiging geen betere optie is.

Benadruk de voordelen van een betere werk-privébalans

Flexibele werkopties zoals telewerk zijn niet alleen een grote troef voor je medewerkers, maar ook een uitstekende manier om hun werk-privébalans te verbeteren. Door te telewerken kunnen je teamleden immers lange woon-werkverplaatsingen vermijden, wat hun leven een stuk eenvoudiger maakt. En dat kan dan weer een positieve impact hebben op hun arbeidsvreugde en loyaliteit.

In tijden als deze kan de mogelijkheid om op afstand te werken ook een grotere gemoedsrust betekenen voor werknemers die bang zijn om het openbaar vervoer te gebruiken, in drukke kantoorgebouwen te werken of zelfs ongewild iemand anders te besmetten.

Toegewijde medewerkers kunnen echter de neiging vertonen om workaholics te worden als ze beginnen te telewerken. Moedig telewerkers dus vooral aan om hun tijd goed te beheren. Bepaal vooraf het tijdstip waarop je begint en stopt met werken en vraag je medewerkers om hetzelfde te doen. Zorg dat je hun planning respecteert. Probeer buiten de kantooruren geen contact op te nemen met je medewerkers. En verwacht geen antwoord als ze offline zijn.

Pas deze strategieën succesvol toe

De populariteit van telewerk zal blijven toenemen en in sommige gevallen zal telewerk zelfs een noodzaak worden. Als manager is het cruciaal om te zorgen dat al je medewerkers, freelancers en consultants – zowel op kantoor als op afstand – zich verbonden voelen met elkaar, met hun werk en met de hele organisatie.

Door de teamgeest en de groepscohesie te bevorderen, kun je het moreel en de productiviteit van je team aanzienlijk verhogen. Zo word je meteen een efficiënte manager van de toekomst in een wereldwijde arbeidsomgeving die steeds meer met elkaar verweven raakt.

Meer blogposts...