E-mail, bron van afleiding tijdens vergaderingen

26 november 2015
  • 71% van de HR-managers zegt dat het regelmatig gebeurt dat medewerkers tijdens vergaderingen hun zakelijke en/of persoonlijke mails lezen en beantwoorden via hun mobiele apparaat.
  • 23% stelt dat dit onaanvaardbaar is en dat smartphones en andere mobiele apparaten tijdens een vergadering uitgeschakeld horen te zijn en/of helemaal niet in de vergaderzaal thuis horen.
  • 45% vindt het goed als werknemers tijdens een vergadering mails lezen en beantwoorden, maar alleen als het bericht dringend is.

Amsterdam, 26 november 2015 - Morgen is het e-mailloze vrijdag, een initiatief dat ons bewust maakt van de enorme stroom e-mails die wij dagelijks ontvangen (182.000.000.000 berichten wereldwijd). Hoewel e-mailen voor een groot deel noodzakelijk en bovendien ook handig is, kan het ook afleidend werken en zorgen voor een hoge werkdruk. De initiatiefnemers van e-mailloze vrijdag, een aantal professionele organizers en trainers, pleiten dan ook voor minder e-mail om de efficiëntie op de werkvloer te verhogen.

E-mails lezen tijdens vergaderingen? Het gebeurt. Uit onafhankelijk onderzoek uitgevoerd in opdracht van Robert Half, arbeidsbemiddelaar op het gebied van financiële en administratieve professionals, blijkt dat 71% van de Nederlandse HR-managers zegt dat medewerkers regelmatig mailtjes beantwoorden tijdens vergaderingen. De meningen zijn verdeeld over de vraag of e-mailen tijdens een vergadering acceptabel is of niet: 23% stelt dat dit onaanvaardbaar is en dat smartphones en andere mobiele apparaten tijdens een vergadering uitgeschakeld horen te zijn en/of helemaal niet in de vergaderzaal thuis horen. Bijna de helft (45%) vindt het dan weer aanvaardbaar als werknemers tijdens een vergadering mails lezen en beantwoorden, maar alleen als het bericht dringend is.

“Bij elk bedrijf geldt een andere vergaderetiquette, maar over het algemeen is het aan te raden om geen e-mails te lezen en te beantwoorden tijdens een meeting”, vertelt Stephan Renken, Directeur Robert Half Nederland. “Door te mailen tijdens een vergadering geef je niet alleen het signaal dat je niet geïnteresseerd bent in wat er wordt verteld, maar je loopt ook het risico om een stuk van de inhoud te verliezen. Actief deelnemen aan vergaderingen toont je betrokkenheid en verhoogt bovendien de productiviteit en eenheid binnen een team en bedrijf als geheel.”

Robert Half geeft ook een aantal tips mee:

  • Zet een out of office aan als je een vergadering in gaat, zo weet iedereen dat je even niet bereikbaar bent en ook niet kan antwoorden.
  • Breng collega’s op de hoogte en vraag hen eventuele dringende zaken over te nemen.
  • Schakel het geluid van je telefoon uit en leg je toestel weg.
  • Wanneer een mail of een telefoontje niet kan wachten, excuseer je dan en stap even naar buiten.

Deze pagina delen