Functionering, beoordeling, POP – er zijn veel verschillende soorten gesprekken om de voortgang van je medewerkers te evalueren. Voor heel veel HR-professionals, werkgevers en werknemers is zo’n voortgangsgesprek nog altijd synoniem voor het beoordelen van prestaties van de werknemer. En bij een positieve beoordeling hoort dan vaak een beloning in de vorm van opslag, premie of bonus. Maar daar hoeft het natuurlijk niet bij te blijven. Je kunt dit moment ook aangrijpen om een gesprek aan te gaan, feedback uit te wisselen en doelstellingen te bepalen. Hoe pak je dat efficiënt aan? Met deze vijf onmisbare tips.
1. Ga voor een open dialoog
In sommige bedrijven is een voortgangsgesprek eenrichtingsverkeer. De werkgever geeft vooral veel informatie aan de werknemer, die op zijn of haar beurt geen tot weinig input geeft. Natuurlijk kan er een focus op het gesprek liggen: bij een beoordelingsgesprek is dat de beoordeling vanuit de werkgever; bij een functioneringsgesprek op hoe de werknemer zelf vindt dat hij of zij functioneert. Maar elk gesprek moet een mogelijkheid bieden voor een open dialoog. Deze zaken kunnen daarbij in ieder geval aan bod komen en vanuit beide partijen worden geëvalueerd:
• Terugblik op de afgelopen periode;
• Manier van functioneren binnen de organisatie;
• Samenwerking met collega’s en management;
• Dagelijkse operationele werking.
2. Stop de standaardbenadering
Voor een effectief voortgangsgesprek is het goed om niet een standaardbenadering aan te houden. Een goede voorbereiding is natuurlijk van groot belang en daarvoor zijn standaard HR-vragen of -procedures van belang. Maar wees je ervan bewust dat elk persoon anders is en dat het goed is om het gesprek daarop aan te passen. Focus op het functioneren van de medewerker en geef gerichte feedback die hierbij helpt. Vraag zeker ook aan de werknemer om het evaluatiegesprek voldoende voor te bereiden en zelf zoveel mogelijk nuttige input te leveren.
Extra tip: splits de evaluatie op en plan verschillende overlegmomenten in. Zo hebben jij én je medewerker allebei de tijd om een ander te laten bezinken, wat nieuwe inzichten en feedback oplevert.
3. Bespreek groeipunten
Tijdens de gesprekken komen sterke en zwakke punten aan bod. Aan de hand daarvan kun je groeipunten opstellen. Maak bijvoorbeeld een onderverdeling tussen heel goed uitgevoerde, goed uitgevoerde en te ontwikkelen vaardigheden. Het is aan te raden om die competenties in een ontwikkelingsplan op te nemen en regelmatig te evalueren.
4. Stel doelstellingen op
Een voortgangsgesprek is geen vrijblijvende aangelegenheid. Het is juist goed om doelstellingen op te stellen. Hiervoor kun je de SMART-methode gebruiken. Die bestaat uit de volgende punten.
• Specifiek: concrete doelstellingen;
• Meetbaar: gericht op resultaten en te meten aan de hand van KPI’s;
• Aanvaardbaar: de doelstellingen moeten door beide betrokken partijen als haalbaar worden beschouwd;
• Realistisch: realiseerbaar binnen de vooropgestelde tijd en het vooropgestelde budget;
• Tijdsgebonden: start en einde worden bepaald.
5. Stuur bij
Op basis van de gesprekken met werknemers kun je een plan van aanpak opstellen en het team waar nodig bijsturen. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van nieuwe doelstellingen, verfijnen van targets, en het uitstippelen van nieuwe uitdagingen en groeicurves. Zo houd je de vinger aan de pols, blijft je medewerker gemotiveerd en help je hem of haar verder te ontplooien. Daar hebben zowel jij als je werknemer profijt van.
