Je start je werkdag met een aantal taken in je hoofd of op papier. Dit hele lijstje moet af zijn als je aan het einde van de dag de deur uitloopt. Maar naarmate de dag vordert, merk je dat het niet gaat lukken om alle checkboxjes af te vinken. Je bent snel afgeleid, er komen taken tussendoor die eigenlijk niet op je planning stonden of het bleek toch meer werk te zijn dan je dacht – voordat je het weet, zit je werkdag erop en heb je amper gedaan wat je wilde. Herkenbaar? Binnenkort niet meer, want deze tips verhogen je productiviteit.
1. Maak bruikbare to-dolijstjes
Of to-dolijstjes goed werken, wordt nog weleens in twijfel gebracht. Een ding is zeker: ze kunnen goed werken, míts je ze op de juiste manier maakt. Maar wat is de juiste manier? Om te beginnen is het verstandig om aan het einde van de werkdag je lijstje voor de volgende dag op te stellen. Wees daarbij wel realistisch en concreet. Stel jezelf drie prioriteiten per dag – afgebakend op taakniveau, niet op projectniveau. En houd je daaraan. Vaak komt er toch nog iets tussendoor wat je extra tijd kost, en je kunt altijd nog iets extra’s oppakken als je écht tijd over hebt. Je bent misschien geneigd om je to-do’s voor de hele week te verzamelen. Niet doen! Zo’n lijst is overweldigend en schrikt meer af dan dat hij je aanmoedigt of je productiviteit verhoogt. Zorg er trouwens ook voor dat je de rotklusjes niet uitstelt, maar juist als eerste oppakt.
2. Stop met multitasken, doe aan monotasken
Multitasken lijkt heel handig, maar werkt – en bestaat – in de praktijk niet. Door te multitasken maak je meer fouten en verlies je tijd. Multitasken betekent niet dat je een aantal dingen tegelijkertijd doet, maar voortdurend switcht tussen taken en steeds weer vanaf nul begint. Niemand kan zich namelijk op meerdere dingen tegelijkertijd concentreren, ook vrouwen niet. Start dus met monotasken: focus je op één taak tegelijkertijd en doe dat met volle aandacht. Laat social media links liggen (gebruik desnoods een blocker), schakel je smartphone uit als dat kan en zet een timer om jezelf te verplichten om een bepaalde tijd aan het project te werken. Ruim überhaupt je bureau op en houd ‘m schoon, want hoe rustiger je bureau, hoe rustiger je hoofd. Daarna kun je jezelf trakteren met bijvoorbeeld een kop koffie, een korte wandeling (onderzoek wijst uit: fysiek actief zijn betekent ook mentaal actief) of een andere vorm van afleiding. Sla deze momenten niet over, want je hoofd leegmaken is juist heel belangrijk om vervolgens weer volledig opgeladen aan het werk te kunnen gaan. Eet dus ook geen snelle boterham achter je bureau, maar ga weg van je bureau en neem de tijd en aandacht om een lunch te bereiden en rustig op te eten en drinken.
3. Deel je dag in volgens jouw beste focusmomenten
Niemand is de hele werkdag door even productief. Sommige onderzoeken wijzen uit dat je in de ochtend productiever bent, volgens andere moet je juist eind van de middag pieken. De momenten waarop jij het meest productief bent, verschillen per persoon. Maar het is wel goed om dat te onderzoeken en te gebruiken. Merk je bijvoorbeeld dat je je net na de lunch niet zo goed kunt concentreren, zorg er dan voor dat je op dat moment kleine klusjes doet die niet veel aandacht behoeven. Bewaar de grotere, belangrijkere taken dan bijvoorbeeld weer voor ’s middags rond vieren – het moment waarop jij over het algemeen staat te vlammen. Uiteraard kan niet iedereen in elke baan zelf zijn of haar dag volledig naar eigen wens indelen, maar misschien is er toch wel ruimte om dat deels te doen.
4. Plan checkmomenten in
Goed time- en projectmanagement houdt in dat je een project van tevoren goed opdeelt in kleinere, behapbare taken die op een bepaald moment moeten worden gedaan. Daardoor houd je niet alleen zelf het overzicht, maar kun je ook contactmomenten met je projectteam inplannen en verplicht je elkaar om de werkzaamheden op tijd te hebben afgerond.
5. Stap voor stap: wees niet te streng voor jezelf
Verandering gaat niet in één keer. Neem daarom de tijd om jezelf steeds verder te verbeteren. Voer deze veranderingen stap voor stap door en wees niet te streng voor jezelf. Je kunt niet ineens perfect zijn. Fietsen, lopen en alles wat je eerder leerde, ging ook met vallen en opstaan. Je bent ook maar een mens. Dus hoe cliché ook, het is waar: oefening baart kunst.
Thuiswerken? Ook dan zijn er voldoende productiviteitstips!
