Je zou denken dat we er allemaal zeer bedreven in zijn: communiceren. We mailen, appen en kletsen immers de hele dag door. Maar hoeveel oefening we er ook in krijgen, er is altijd ruimte voor verbetering. Zeker in het werkveld ligt slechte communicatie vaak ten grondslag aan inefficiënte of zelfs slechte uitvoering van de werkzaamheden. Niet goed contact kunnen leggen met je collega’s of niet duidelijk kunnen communiceren, kan al snel grote gevolgen hebben. Of het nu gaat om een verhitte discussie of een simpele briefing – met deze zes tips leer jij beter communiceren met je collega’s.
1. Luister naar elkaar
Effectieve communicatie is tweerichtingsverkeer. Als iemand je iets probeert te vertellen, geef die persoon dan je volle aandacht. Niemand kan écht multi-tasken. Bovendien kan op je telefoon scrollen tijdens een gesprek, de indruk wekken dat je niet écht geïnteresseerd bent in wat de ander te vertellen heeft. En dat kan weer voor irritatie zorgen. Bovendien kun je alleen effectief reageren als je daadwerkelijk begrepen hebt waar de ander het over heeft. Communiceert je gesprekspartner niet duidelijk? Vraag hem of haar dan gewoon om het nogmaals uit te leggen. Dat voorkomt een hoop misverstanden.
2. Respecteer elkaars communicatievoorkeuren
Waar sommige mensen de voorkeur geven aan communiceren via e-mail, pakt een ander liever de telefoon. Achterhaal waar je gesprekspartner de voorkeur aan geeft. Wanneer iemand niet de telefoon opneemt, maar wel snel reageert op e-mails, stuur dan een e-mail. Nog beter: loop even langs als je op dezelfde locatie werkt. Zo laat je zien dat je de ander belangrijk genoeg vindt en bovendien vermijdt face-to-face-contact misverstanden die via chat of e-mail gemakkelijk kunnen ontstaan.
3. Durf feedback te geven
Wees niet bang om je collega rechtstreeks feedback te geven. Maar probeer wel altijd constructief en respectvol te blijven. Het uiteindelijke doel van je boodschap is om tot een beter resultaat te komen. Iemand in verlegenheid brengen of agressief reageren draagt daar niet aan bij. Wanneer je op de juiste manier feedback geeft, zal het de band met collega’s versterken en samenwerken makkelijker maken.
4. Kies het juiste moment
Soms gaat het niet om hoe je iets zegt, maar juist wanneer je iets zegt. Vind je dat iemand niet naar behoren presteert? Of zijn er persoonlijke irritaties? Bespreek die dan onder vier ogen met de persoon in kwestie, maar zeker niet tijdens de gezamenlijke teamvergadering. Loop je tegen een probleem aan? Ga er niet van uit dat de dringende kwestie die jij nu direct wil oplossen, ook voor iemand anders de hoogste prioriteit heeft. Weersta dan ook de drang om meerdere dwingende mailtjes te sturen.
5. Vergader efficiënt
Een langdurende en chaotische vergadering kan veel irritatie oproepen. Maak daarom één iemand verantwoordelijk voor de vergadering en vraag andere teamleden om hun persoonlijke agendapunten in te dienen bij deze persoon. Een lijst met agendapunten is onmisbaar om een vergadering efficiënt te laten verlopen. Houd tijdens de vergadering zoveel mogelijk deze punten aan en creëer aan het eind ruimte om eventuele overige onderwerpen te bespreken. Plan ook hier een bepaalde tijd voor in.
6. Bouw aan relaties, maar blijf professioneel
Natuurlijk is er ruimte om met collega’s over niet-werk-gerelateerde onderwerpen te praten. Voor een goede bedrijfscultuur is het zelfs wenselijk. We willen graag op goede voet staan en gemeenschappelijk interesses delen met de mensen met wie we werken. Door collega’s op persoonlijk vlak te leren kennen, zie je ze meer als individu, als persoon met eigen gevoelens. Maar er zijn grenzen. Niet iedereen heeft behoefte aan een uitgebreid verslag van je liefdesleven – sommige collega’s zullen zich hier bijzonder ongemakkelijk bij voelen. Denk er dus twee keer over na voor je privédingen deelt met collega’s.
Meer tips over prettig samenwerken? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang elke week interessante blogs in je inbox.
