Zo bewaak je de privacy van werknemers

Geplaatst door Robert Half 18/12/2019

Een veelgestelde vraag: welke gegevens mag je nu eigenlijk wel en niet in een personeelsdossier opnemen? Logisch dat werkgevers zich dat afvragen, want privacy is door de omvangrijke wetgeving geen gemakkelijk onderwerp. En het laatste wat je wil, is een boete omdat je persoonlijke gegevens niet volgens de richtlijnen van de AVG verwerkt. Daarom zetten wij op een rij welke gegevens van werknemers je wel en welke je absoluut niet mag bewaren en laten we zien hoe je de privacy van je werknemers bewaakt. 

Waarom een personeelsdossier?

Elke werkgever is verplicht om een personeelsdossier bij te houden. Hierin staan alle gegevens die je nodig hebt om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het betalen van belastingen en premies. Daarnaast bevat een personeelsdossier informatie over het functioneren van de medewerker. Deze gegevens kun je gebruiken om beslissingen te onderbouwen, zoals over salarisverhoging of ontslag. Het is daarom heel belangrijk dat de informatie in het personeelsdossier juist en up-to-date is.

Wat staat er in een personeelsdossier?

Het belangrijkste uitgangspunt bij het bepalen of je gegevens wel of niet mag vastleggen in het dossier is dat je niet méér mag bewaren dan strikt noodzakelijk. Om te beginnen heb je persoonlijke gegevens nodig, zoals het burgerservicenummer, de NAW-gegevens en kopieën van relevante diploma’s. Daarnaast neem je er contracten en afgesproken arbeidsvoorwaarden in op. Denk aan onkostenvergoedingen en bonus- en verlofregelingen. Verder leg je informatie over het functioneren vast, bijvoorbeeld in de vorm van gespreksverslagen, persoonlijke-ontwikkelingsplannen en promoties. Ook ziekteverzuim neem je op in een personeelsdossier. Maar let op: het is bij wet verboden om medische informatie te vermelden. Waaróm iemand ziek was, mag dus niet terug te vinden zijn.

Wat mag er niet in een personeelsdossier staan?

Niet alleen informatie over iemands gezondheid mag niet in een personeelsdossier komen te staan, ook alle andere persoonlijke gegevens die niets met het werk van doen hebben, zijn een no-go. Voorbeelden zijn seksuele geaardheid, ras en politieke overtuiging. Ook of de werknemer lid is van een vakbond mag niet vermeld worden. 

Welke rechten heeft een werknemer?

Houd er daarnaast rekening mee dat werknemers ook verschillende rechten hebben als het gaat om het personeelsdossier. Zo moet je hen laten weten welke gegevens je precies vastlegt en waarom, en ben je ook verplicht dat nauwkeurig én veilig te doen. Een AVG-expert kan je hier verder over adviseren. Daarnaast mogen je werknemers je te allen tijde vragen hun personeelsdossier in te zien. En je mag hun gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk, oftewel: totdat ze geen doel meer hebben. Dat betekent echter niet dat je het hele dossier kunt vernietigen zodra een werknemer ontslag heeft genomen. Voor zogenoemde basisgegevens van je administratie – zoals de datum van indiensttreding en de arbeidsvoorwaarden – vraagt de Belastingdienst dat je ze maar liefst zeven jaar bewaart.

Meer tips over praktische zaken op de werkvloer? Meld je aan voor onze nieuwsbrief!
 

Inschrijving nieuwsbrief

Gelieve uw Voornaam in te vullen.
Gelieve uw E-mail in te vullen.

Geef aan welke informatie het meest relevant is voor jou:*

Gelieve een optie te kiezen.

Alle verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Meer blogposts...