Zo voer je een voortgangsgesprek: 5 waardevolle tips

Geplaatst door Robert Half on 12/07/2023
Gemiddelde leestijd : 3 minuten

 

Een voortgangsgesprek, of dit nu valt onder de noemer ‘functioneringsgesprek’, ‘evaluatiegesprek’ of ‘POP’ (persoonlijk ontwikkelingsplan), is een belangrijk instrument om de prestaties van je werknemers te evalueren en hun ontwikkeling te bespreken. Dit is echter veel meer dan alleen een beoordelingsgesprek waarbij een positieve beoordeling kan leiden tot beloningen zoals opslag, premies of bonussen. Het is ook een kans om een open dialoog aan te gaan, feedback uit te wisselen en doelstellingen te bepalen. In dit artikel delen we vijf onmisbare tips om efficiënte en waardevolle voortgangsgesprekken te voeren, inclusief voorbeelden.

1. Ga voor een open dialoog en zet in op effectieve communicatie

In sommige organisaties is een voortgangsgesprek echt eenrichtingsverkeer, waarbij de werkgever voornamelijk informatie geeft en de werknemer weinig tot geen input heeft. Het is echter essentieel om een open dialoog te stimuleren. Het gesprek moet juist de mogelijkheid bieden voor tweerichtingsverkeer, waarbij beide partijen hun perspectief kunnen delen. Enkele onderwerpen die aan bod kunnen komen en vanuit beide partijen geëvalueerd kunnen worden, zijn:

  • Een terugblik op de afgelopen periode;
  • De manier van functioneren binnen de organisatie;
  • De samenwerking met collega's en management;
  • De dagelijkse operationele werking.

2. Maak het gesprek individueel

Elke werknemer is uniek, dus vermijd een standaardbenadering bij voortgangsgesprekken. Bereid je goed voor aan de hand van een voorbeeld, met standaard HR-vragen en -procedures, maar pas het gesprek aan op de individuele werknemer. Richt je op het functioneren van de medewerker in kwestie en geef gerichte feedback die hem of haar helpt groeien. Moedig de werknemer aan om het gesprek voor te bereiden en zelf waardevolle input te leveren.

Extra tip: Splits de evaluatie op en plan meerdere overlegmomenten in. Dit geeft zowel jou als de werknemer de tijd om de informatie te laten bezinken en feedback te implementeren, wat kan leiden tot nieuwe inzichten en meer feedback.

3. Bespreek groeipunten en maak een ontwikkelingsplan

Identificeer tijdens het voortgangsgesprek zowel sterke als zwakke punten van de werknemer. Op basis hiervan kun je groeipunten vaststellen. Creëer bijvoorbeeld een onderscheid tussen vaardigheden die uitstekend, goed en nog te ontwikkelen zijn. Neem deze competenties op in een ontwikkelingsplan waarvan jullie afspreken het regelmatig te evalueren.

4. Stel meetbare doelstellingen op

Een voortgangsgesprek is niet vrijblijvend, dus het is belangrijk om concrete doelstellingen te formuleren. Gebruik hiervoor de SMART-methode:

  • Specifiek: formuleer duidelijke en specifieke doelstellingen.
  • Meetbaar: richt je op meetbare resultaten aan de hand van KPI's.
  • Acceptabel: zorg ervoor dat de doelstellingen haalbaar zijn en door beide partijen worden geaccepteerd.
  • Realistisch: stel doelstellingen op die realiseerbaar zijn binnen de gestelde tijd en het beschikbare budget.
  • Tijdgebonden: bepaal een start- en einddatum voor de doelstellingen.

5. Stuur bij en bevorder groei

Op basis van de voortgangsgesprekken kun je een plan van aanpak opstellen en indien nodig het team bijsturen. Dit kan onder meer het vaststellen van nieuwe doelstellingen, het verfijnen van targets en het identificeren van nieuwe uitdagingen en groeimogelijkheden omvatten. Door een goed overzicht te behouden van het functioneren van je medewerker en hem of haar hierover te blijven spreken, blijft je werknemer gemotiveerd en kun je hem of haar helpen zich verder te ontwikkelen. Dit komt zowel jou als de werknemer ten goede.

Benieuwd naar meer tips?

Meer blogposts...