Thuiswerken en flexwerken – zo faciliteer je het voor jouw team

Geplaatst door Robert Half 30/01/2020

Werken op locatie – thuis of waar dan ook – is bij steeds meer bedrijven mogelijk. Sterker nog: werknemers zien het steeds vaker als vanzelfsprekendheid. Dus is het zaak om flexibel werken als manager te faciliteren. Niet alleen kan de mogelijkheid tot thuis- en flexwerken een kandidaat namelijk overhalen om voor jouw bedrijf te kiezen, óók verhoogt het de kans dat werknemers langer bij je blijven. Want, zoals ook in de Salarisgids terug te lezen is, is flexibiliteit – en daarmee een goede balans tussen werk en privé – een van de belangrijkste dingen die kandidaten zoeken in een werkgever. 

Naast deze ontwikkeling heerst er momenteel een tekort aan specialisten, waardoor steeds meer bedrijven een beroep doen op freelancers die ze van buitenaf invliegen. En een team leiden dat over het hele land verspreid is, dat is zo makkelijk nog niet. Hoe houd je het overzicht over thuis- en flexwerkers met verschillende werktijden? Wij geven zes tips.

1.    Schat in of je werknemers er wel klaar voor zijn

Veel mensen zouden graag thuis of in een co-workingruimte werken, maar niet iedereen gedijt hierop het best. Er is immers heel wat zelfdiscipline nodig om in zo’n omgeving efficiënt te kunnen werken. Een werknemer moet hiervoor sterk zijn in timemanagement en communicatie. Om niet te spreken over het verantwoordelijkheidsgevoel om zijn of haar taken te volbrengen, ook onder minimaal toezicht. Houd dus wel in de gaten of flexwerkende medewerkers wel aan hun uren of targets komen. 

2.    Bepaal welke functies in aanmerking komen

Niet elke functie is geschikt voor thuis- of flexwerken. Zo zijn functies waarin veel persoonlijk contact nodig is logischerwijs minder geschikt. Financieel analisten kunnen bijvoorbeeld vrijwel overal datasets onderzoeken en investeringen evalueren. Terwijl iemand van Human Resources juist veel contact heeft met personeel en dat toch het best face-to-face kan doen.

Overweeg dus de potentiële impact van thuis- of flexwerken op de dagelijkse gang van zaken. Wordt het moeilijker om deadlines te halen als deze persoon niet op kantoor zou werken? Is dit een functie die moeilijk zelfstandig uitgevoerd kan worden? Als het antwoord op beide vragen ‘ja’ is, dan zie je er beter van af.

3.    Stel duidelijke verwachtingen

Of een werknemer nu thuis, in de bibliotheek of op kantoor werkt, de kwaliteit van het geleverde werk mag er niet onder lijden. Stel dus duidelijke, algemene regels op om verwachtingen vanuit de organisatie duidelijk te maken en die ook als benchmark kunnen dienen om te evalueren of het werken op afstand wel goed gaat. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over deadlines, kantooruren, reactietijden voor e-mails en telefoongesprekken.

Bonustip: deel dit blog met tips voor een productieve thuiswerkdag met je werknemers.

4.    Maak thuis- en flexwerken makkelijker met de juiste tools

Wanneer collega’s niet fysiek bij elkaar op één kantoor zijn, is virtuele communicatie onmisbaar. Zorg er daarom voor dat ze altijd digitaal met elkaar kunnen overleggen. Dat begint met het verstrekken van een laptop en werktelefoon. Daarnaast is er een scala aan tools beschikbaar die digitaal overleggen faciliteren, zoals Slack, Google Hangouts, Skype for Business of Microsoft Teams. Stimuleer ook het gebruik van tools als SharePoint, Dropbox en Google Drive om het delen van bestanden te vergemakkelijken.

5.    Houd virtuele teamleden op de hoogte

Een van de voordelen van het werken op kantoor is dat werknemers uitgenodigd worden voor spontane uitjes na werktijd of traktaties wanneer iemand jarig is. Maar er vinden ook ongeplande meetings en brainstormsessies plaats. Thuis- en flexwerkers zijn dan vaak pas laat of zelfs helemaal niet op de hoogte. Zorg er daarom voor dat zij die van op afstand werken zich onderdeel van het team blijven voelen, bijvoorbeeld door: 

  • virtuele werknemers bij spontane discussies te betrekken. Stuur ze een privébericht met een Skype-uitnodiging voor spontane vergaderingen.
  • van audiogesprekken over te stappen op videobellen. Zo ziet iedereen elkaars gezicht en reactie.
  • het tijdens virtuele meetings niet puur zakelijk te houden. Gebruik bijvoorbeeld het begin van een teammeeting om verjaardagen te melden en persoonlijk nieuws te (laten) delen. 
  • een-op-een-gesprekken in te plannen wanneer externe collega’s wel fysiek aanwezig zijn. Zo blijf jij beter op de hoogte van waar ze mee bezig zijn, en maak je ze duidelijk dat je ze waardeert.

6.    Vergeet de behoeften van inhouse-personeel niet

Om thuis- en flexwerken te laten werken voor je team, is het belangrijk dat de externe collega’s zich niet buitengesloten voelen. Maar verlies ook vooral de work-life-balans van je personeel ter plekke niet uit het oog. Want het laatste wat je wil, is de werknemers die niet de mogelijkheid hebben om ergens anders te werken – of gewoon liever op kantoor zijn – te benadelen ten opzichte van flex- of thuiswerkers. 

Overweeg dus om wat flexibeler om te gaan met kledingkeuzes en werktijden, of bekijk of je reiskosten kunt terugbetalen. Let er ook op dat je inhouse-werknemers alleen bij wijze van uitzondering taken van hun externe collega’s overnemen. Vermijd dat het een gewoonte wordt.

Bereid je voor op de toekomst

Het aansturen van een flexibel team zal in de toekomst nog belangrijker worden voor accounting- en finance-managers. We zien namelijk dat steeds meer bedrijven een flexibel model toepassen in de finance-sector: een flexibel personeelsbestand dat bestaat uit zowel fulltime als interim- en projectmedewerkers. 

Veel bedrijven gaan op zoek naar externe hulp om zo’n flexibel model te verwezenlijken en om het tekort aan toptalenten op te vangen. Kun jij ook wel wat hulp gebruiken bij recruitment, ontwikkeling en retentie van talent? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.

Meer blogposts...