De vuistregels van e-mailetiquette

Geplaatst door Robert Half 26/10/2016

Hoewel de meeste professionals wel met e-mail kunnen werken, zijn er toch heel wat die worstelen met de fijnere kneepjes. Dat alles in HOOFDLETTERS typen gelijk staat aan ‘cyber-roepen’ is over het algemeen wel bekend, maar er zijn meer beleefdheidsregels die je in de gaten moet houden voor een goede e-mailetiquette.

Wees fair

Vermijd nee zeggen, discussiëren, kritiek geven of slecht nieuws brengen via de mail. Bel deze persoon even op of ga het nieuws persoonlijk vertellen.

Less is more

Hoe minder e-mails je verstuurt, hoe groter de kans dat je boodschap gelezen wordt. Zet anderen niet in cc, tenzij zij het echt moeten lezen.

Denk aan anderen en wees duidelijk

Verwacht van anderen niet dat zij bijvoorbeeld een hele e-mail-thread moeten lezen om te ontcijferen wat je bedoelt. Dat je uitgebreid van stof bent, betekent niet dat anderen uit moeten vissen wat je eigenlijk van hen vraagt.

Gebruik slechts één account voor het werk

Zorg ervoor dat werkgerelateerde e-mails alleen van en naar je werkaccount gaan. Door slechts één adres te gebruiken, is het voor anderen gemakkelijker om jouw berichten terug te vinden. Het voorkomt ook dat zakelijke boodschappen tussen je persoonlijke mails komen te staan – waardoor belangrijke mails verloren kunnen raken. 

Let op je e-mailaccount wanneer je op zoek bent naar een baan

Het spreekt eigenlijk vanzelf dat je jouw huidige werk-e-mailadres niet gebruikt om te solliciteren bij mogelijke toekomstige werkgevers. Voorkom tijdens je sollicitaties ook overdreven persoonlijke e-mailnamen, zoals ‘[email protected]’. Je gevoel voor humor zal niet door iedereen gewaardeerd worden.

Reageer tijdig

Probeer alle boodschappen binnen 24 uur te beantwoorden, maar zeg niet dat je later uitgebreider zal antwoorden, tenzij je dat werkelijk van plan bent. Ben je voortdurend in vergadering of niet op kantoor, gebruik dan een out-of-office-boodschap zodat mensen weten dat je niet direct reageert.

Wees helder

​Leg in je onderwerpregel (die je altijd in dient te vullen!) uit wat je wilt: moet iemand iets nakijken of iets goedkeuren, of is de boodschap enkel ter informatie? Kom in de mail direct naar de kern en gebruik opsommingstekens, wat overzichtelijker is dan grote brokken tekst.

Gebruik niet te veel fantasie

​Vermijd het gebruik van heldere kleuren, ongewone lettertypes of extra lange handtekeningen. Sommige mensen vinden dit storend of ronduit vervelend. Voeg wel, waar passend, persoonlijke en zakelijke links toe naar sociale en professionele netwerksites.

Let op de grootte

Een e-mail met een zeer grote bijlage zou de geadresseerde(n) wel eens niet kunnen bereiken of, als die wel aankomt, de inbox overvol kunnen maken. Overweeg het bestand te archiveren (zippen) of maak gebruik van een dienst als WeTransfer waarmee je grote bestanden via het internet kunt versturen (controleer wel eerst het IT-beleid van je bedrijf hierover).

Roep niet te gauw brand

Is je boodschap echt dringend (of bent je gewoon ongeduldig)? Weersta de verleiding om je boodschappen met een groot rood uitroepteken te markeren als de inhoud niet echt zo tijdgevoelig is. Wanneer je jouw boodschappen te vaak als belangrijk markeert, kan dit ertoe leiden dat men er na enige tijd gewoon geen aandacht meer aan schenkt.

Denk na voordat je antwoordt

Wanneer je een e-mail met verschillende geadresseerden beantwoordt, denk dan even na of het echt nodig is om iedereen te antwoorden. Dubbelcheck ook zeker je antwoord voor je de e-mail uitstuurt. Het beantwoorden van e-mails aan iedereen in de distributielijst kan namelijk heel wat schade veroorzaken bij bedrijven en organisaties.

Lees na voor je verstuurt

​Bekijk altijd de distributielijst voordat je een delicate boodschap verstuurt. Tal van mails zijn al per ongeluk naar de verkeerde persoon verstuurd – met alle desastreuze gevolgen van dien. Omdat e-mail de voornaamste vorm is van zakelijke communicatie, is het belangrijk dat je dit alles in overweging neemt wanneer je met klanten en collega's correspondeert. Vermijd fouten en herlees altijd je mail voor je op ‘verzenden’ klikt.

 

Meer blogposts...