Secretaressedag: dekt de functietitel secretaresse nog wel de lading?

14 April 2015

Secretaressedag 2015

Donderdag 16 april is het voor de 26e keer Secretaressedag in Nederland. De afgelopen 26 jaar is het takenpakket van de secretaresse behoorlijk veranderd. De lat is hoger komen te liggen en secretaresses zijn allang niet meer alleen verantwoordelijk voor de agenda van de directeur. OfficeTeam, een divisie van Robert Half gespecialiseerd in het plaatsen van administratieve, ondersteunende en secretariële professionals op tijdelijke basis, vraagt zich dan ook af of de functietitel secretaresse nog wel de lading dekt.

Functie inhoudelijk uitdagender

Het traditionele beeld van een secretaresse die de telefoon aanneemt, bezoek ontvangt en brieven typt is aan het verdwijnen. De functie wordt steeds meer een integraal onderdeel van een bedrijf en ook inhoudelijk een stuk uitdagender. Gwendoline Moenandar, al 18 jaar werkzaam als secretaresse en sinds 2014 via OfficeTeam verbonden aan de Gemeente Rotterdam, zegt: “De technologie heeft ervoor gezorgd dat mijn takenpakket is veranderd. Zo is bijvoorbeeld het archiveren een stuk makkelijker geworden, waardoor ik veel tijd overhoud. Hiervoor in de plaats heb ik meer eigen verantwoordelijkheden gekregen, en ben ik minder ‘dienstbaar’ geworden aan de directeur. Ook is het voor secretaresses tegenwoordig mogelijk om vanuit huis te werken. Iets wat 18 jaar geleden toen ik begon als secretaresse ondenkbaar was. Je hebt nu dus veel meer vrijheid om je werk naar eigen inzicht in te richten.

Veranderende vraag

Ook OfficeTeam merkt dat de functie van secretaresse aan het veranderen is. “Zelden of nooit vragen bedrijven specifiek naar een secretaresse. Ze zijn steeds vaker opzoek naar Office Managers, Personal Assistants, Project Assistants en Management Assistants. De functies lijken op die van een secretaresse, maar hebben allemaal zo hun eigen specialisatie. De Office Manager zorgt er bijvoorbeeld voor dat het kantoor goed loopt, zodat de rest van de medewerkers zich op hun core business kunnen richten.” zegt Stephan Renken, directeur Robert Half Nederland. “Vanuit OfficeTeam zien wij twee opvallende trends in de vraag naar administratieve professionals: Bedrijven vragen vaker naar specifieke specialisaties en de lat komt steeds hoger te liggen qua kennis, kunde en flexibiliteit. Een kandidaat moet echt toegevoegde waarden bieden.

Functietitel

Functies van administratieve professionals worden regelmatig gewijzigd en uitgebreid. Hoe goed passen de functieomschrijvingen en -titels bij het takenpakket? Uit onderzoek van OfficeTeam en de International Association of Administrative Professionals (IAAP) onder 2.290 administratieve professionals uit Amerika blijkt dat 93% van de ondervraagde het belangrijk vindt dat uit een functietitel duidelijk de functietaken en verantwoordelijkheden blijkt. Daarnaast geeft echter 41% aan dat de huidige functieomschrijving  niet nauwkeurig is en nog eens 87% zegt dat zij tamelijk tot zeer vaak helpen met iets dat niet onder de functieomschrijving valt.

Een bedrijf kan een indrukwekkende functietitel formuleren, maar uiteindelijk gaat het om het takenpakket. Wat ga je nu daadwerkelijk doen?” zegt Stephan Renken. “Het is verstandig om een passende functietitel te formuleren welke niet alleen logisch is voor de administratieve professional, maar ook voor zijn of haar collega’s en verantwoordelijken. Het aanpassen van de functietitel secretaresse is dan ook alleen relevant als de secretaresse een bepaalde specialisatie heeft of afwijkende taken uitvoert.

 

Share This Page